La mission de nos télésecrétaires : être à l’écoute de vos clients, usagers ou patients
La mission de votre télésecrétaire IPContact consiste à vous accompagner dans la gestion complète de vos appels entrants, de l’accueil téléphonique à la permanence téléphonique. Grâce à notre réseau régional comprenant des centaines d’agents et de téléassistants, nous répondons à vos besoins spécifiques de secrétariat externalisé. Outre la prise de rendez-vous et le transfert d’appels vers les interlocuteurs appropriés, nos télésecrétaires assurent une gestion professionnelle de l’accueil téléphonique, adaptée aux besoins quotidiens de votre activité : médicale, juridique, TPE PME…
Les missions de vos télésecrétaires dans le cadre d’une permanence téléphonique externalisée
Confiez-nous la gestion de vos appels entrants pour un service sur-mesure ! Que ce soit en support partiel, total, automatisé ou en débordement, notre télésecrétariat professionnel s’adapte à vos besoins. Nos télésecrétaires répondent aux demandes avec précision, suivant vos directives, tout en filtrant les appels et en qualifiant les besoins de vos interlocuteurs. Profitez également de notre expertise pour la prise de rendez-vous en ligne grâce à notre logiciel de télésecrétariat, ainsi que pour dynamiser votre activité avec des appels de prospection commerciale ciblés.
Notre ESN Logicielnet intègre les technologies de l’information pour interconnecter nos outils CRM et télécoms à vos systèmes, permettant un échange de données en temps réel. Nous prenons en charge la gestion de votre secrétariat téléphonique avec notre télésecrétaire médicale et juridique, ou votre service client e-commerce.
Notre ESN Logicielnet intègre les technologies de l’information pour interconnecter nos outils CRM et télécoms à vos systèmes, permettant un échange de données en temps réel. Nous prenons en charge la gestion de votre secrétariat téléphonique avec notre télésecrétaire médicale et juridique, ou votre service client e-commerce.
Notre mission télésecrétariat s’effectue en 3 étapes, parfaitement maîtrisées par nos standardistes
1 • Accueillir
Au cours de cette étape, nos télésecrétaires véhiculent une image positive de votre entreprise. Ils identifient rapidement l’appelant et sa demande pour fournir une réponse adéquate.
2 • Traiter la demande
Les télésecrétaires adaptent leur réponse à chaque appel :
- Répondre aux questions
- Transférer les appels si nécessaire
- Prendre un message ou mettre en attente
- Effectuer des actions de téléprospection
3 • Faire face à la difficulté
Les télésecrétaires IPContact maîtrisent des compétences telles que l’écoute active, l’argumentation, la gestion des objections et le contrôle des émotions pour offrir un accueil personnalisé, même dans des situations difficiles.
Le secrétariat à distance pour les PME réduit les coûts, offre une flexibilité 24h/24 et libère du temps en externalisant la gestion des appels et des tâches administratives. Il garantit un accueil professionnel sur-mesure, adapté aux besoins de l’entreprise, tout en utilisant des outils technologiques avancés.
Le télésecrétariat protège la confidentialité des données en appliquant des protocoles de sécurité stricts, comme la gestion sécurisée des accès. Les télésecrétaires respectent le secret professionnel et suivent des formations régulières pour garantir la protection des informations sensibles des clients.
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Rencontrez nos télésecrétaires spécialisés de nos solutions d'accueil téléphonique externalisé
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Les centres d'accueil IPContact sont basés en région
Les compétences et qualités de notre téléassistance et secrétariat téléphonique
Tous nos agents sont formés pour assurer une permanence téléphonique de qualité. Ils maîtrisent la courtoisie, le sourire, et l’empathie, ainsi que les techniques de communication verbale et écrite en français et en anglais pour des besoins bilingues.
Notre assistance téléphonique est proche de vous et :
- Réactive pour répondre rapidement aux demandes des clients
- Disponible 24h/24 et 7j/7
- Capable de gérer des relances téléphoniques clients avec professionnalisme
Le télésecrétariat évolue avec l'IA... mais un agent virtuel peut-il remplacer un secrétaire ?
Les agents virtuels et chatbots savent prendre en charge les tâches répétitives telles que la qualification des demandes ou la prise de rendez-vous. Toutefois, pour des situations complexes, le télésecrétaire humain reste indispensable pour offrir un service personnalisé. L’IA permet à nos télésecrétaires de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une collaboration entre savoir-faire humain et technique pour un accueil optimisé
Nos télésecrétaires gèrent les appels plus complexes tandis que l’IA assure un décroché immédiat en cas de surcharge. Cette synergie garantit une permanence téléphonique continue et un service de qualité.
À lire également :
Télésecrétariat pour consultant et formateur
