Secrétariat externalisé : boostez votre société avec une gestion des appels innovante

“ Un appel décroché par un télésecrétariat externalisé ouvre de nouvelles opportunités : établir de nouveaux contacts et répondre positivement aux demandes client…”

Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet

Offrez-vous la tranquillité grâce à notre secrétariat externalisé, une solution flexible et performante qui couvre la gestion d’appels, la prise de rendez-vous et le suivi administratif. Nos secrétaires externalisées, soutenues par une intelligence artificielle avancée, assurent un accueil téléphonique professionnel et personnalisé, même sur de larges plages horaires. Profitez d’un service de secrétariat à distance qui s’adapte à tous les secteurs d’activité et améliore la satisfaction de vos clients. Avec notre standard téléphonique externalisé, vous ne perdez plus un appel et gagnez du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Découvrez les 4 avantages majeurs de notre secrétariat externalisé

1 • Votre organisation facilitée en interne

L’externalisation de votre standard téléphonique allège le traitement de vos appels téléphoniques entrants et sortants. Elle élimine aussi la gestion des plannings, des congés et la problématique des absences tout en réduisant significativement les coûts fixes liés à l’embauche d’un secrétaire traditionnel.

2 • Votre assistance administrative qui vous seconde

Notre secrétariat en ligne vous accompagne dans votre gestion administrative et commerciale. Cette externalisation administrative peut être pour les relances de devis ou d’impayés, la qualification du fichier client ou le suivi de commande. Vous pouvez ainsi vous consacrer totalement à votre travail.

3 • Votre image de marque positive valorise votre activité

En établissant le premier contact avec vos interlocuteurs, notre télésecrétariat externalisé représente votre société. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion, sa formation et son Made in France sont vos atouts essentiels. Notre télésecrétariat professionnel, votre télésecrétariat d’entreprise, assure une implantation locale pour une communication de qualité et de proximité.

4 • Votre service de télésecrétariat forfaitaire et sur mesure

Notre forfait mensuel s’adapte à votre trafic, ajusté par tranche de 100 appels. Autrement dit, le tarif de votre secrétariat externalisé est fixe. Et il comprend toutes les options, y compris les services télécom et le développement d’API pour une intégration des messages directement dans vos outils métier. C’est vous qui transférez votre ligne comme vous le souhaitez.

La satisfaction client : la préoccupation principale de notre télésecrétariat

Nos secrétaires externalisés adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et des priorités de votre activité. En effet, nous mettons notre accessibilité au service de votre activité pour que vous soyez toujours joignable.

Réception téléphonique professionnelle

Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
Un accueil personnalisé du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les besoins (nuit, week-ends et jours fériés)
Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
Prise de messages par vos secrétaires avec transmission en temps réel
Secrétariat bilingue anglais
Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)

Gestion d’agendas partagés

Prise de rendez-vous web depuis une URL personnalisée et/ou téléphonique avec le soutien d’un callbot
Agendas et plannings synchronisés à vos outils métier
Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
Transfert de documents, d’administratif, etc.

Information de la clientèle (client ou usager)

Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS

Propection commerciale

Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
Détection de projet commercial
Campagne d’appels sortants et/ou relance selon un script défini
Argumentaire de vente

Quel service téléphonique spécifique propose IPContact ?

Pour accroître les performance de sa gestion de standard téléphonique, IPContact a développé une intelligence artificielle conversationnelle. Capable de gérer la prise de RDV par téléphone, dans un langage naturel avec l’appelant, le bot peut prendre et donner de l’information. Son intégration se fait en amont ou en aval de votre secrétariat externalisé.

Quelles sont les compétences et les qualifications des secrétaires externalisés ?

Tous nos secrétaires, hommes et femmes, ont le français comme langue maternelle. Nos secrétariats étant basés en région, nos opérateurs ont donc une connaissance particulière de leur environnement local et régional.

Comment les secrétariats externalisés garantissent la confidentialité et la sécurité de mes informations ?

Une charte de confidentialité est intégrée dans le contrat de travail de tous nos secrétaires. Il est également possible de faire signer une charte de convention spécifique à une équipe dédiée (la vôtre).

En matière de sécurité de vos informations, IPContact utilise la Suite Logicielnet, une solution cloud développée depuis 2001 et conforme au RGPD. Une fois les données transmises, nous demandons aux destinataires (nos clients) de mettre également en place des mesures garantissant une sécurité optimale et un accès complet aux données pour leurs propriétaires, conformément à la réglementation européenne.

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez notre secrétariat externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

RGPD

Choisissez un secrétariat externalisé connecté

Vous avez besoin d’un secrétariat externalisé efficace et adapté à votre secteur d’activité ?

• Grande entreprise : IPContact vous propose un secrétariat externalisé pour les grands compte, avec une prise en charge complète de vos appels et une gestion administrative externalisée. Nos solutions CRM et télécoms s’intègrent facilement à vos outils existants.

• Artisan du BTP : Sur les chantiers, la gestion des appels et des rendez-vous devient un défi ? Optez pour notre secrétariat externalisé BTP et concentrez-vous pleinement sur vos projets.

• PME, TPE, comptable, indépendant : Vous cherchez un appui pour votre administratif sans avoir à embaucher ? Découvrez notre secrétariat externalisé pour PME et TPE et gagnez en productivité.

Besoin d’un télésecrétariat médical ? Cliquez ici !

Déléguez vos tâches téléphoniques à notre secrétariat externalisé

En adéquation avec vos entreprises et tirant parti des avantages de l’externalisation, nos secrétaires, formés pour comprendre en profondeur votre activité, répondent en votre nom à vos clients. Ils assurent non seulement la saisie et la préparation de vos données, mais, étant bilingues, peuvent également gérer votre accueil international.

Notre prestation

Assurer votre télésecrétariat externe
Intervenir sur des plages horaires définies, de manière continue, en débordement ou occasionnellement
Diminuer votre surcharge de travail
Gérer vos demandes : urgence, message, transfert…
Compléter votre fichier contact avec les coordonnées complètes des appelants
Organiser votre planning
Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline

Nos services IT

Des outils CRM et télécom sur mesure
Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
Un robot d’appel en amont de votre secrétariat téléphonique