Secrétariat externalisé : boostez votre société avec une gestion des appels innovante
“ Un appel décroché par un télésecrétariat externalisé ouvre de nouvelles opportunités : établir de nouveaux contacts et répondre positivement aux demandes client…”
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Découvrez les 4 avantages majeurs de notre secrétariat externalisé
1 • Votre organisation facilitée en interne
L’externalisation de votre standard téléphonique allège le traitement de vos appels téléphoniques entrants et sortants. Elle élimine aussi la gestion des plannings, des congés et la problématique des absences tout en réduisant significativement les coûts fixes liés à l’embauche d’un secrétaire traditionnel.
2 • Votre assistance administrative qui vous seconde
Notre secrétariat en ligne vous accompagne dans votre gestion administrative et commerciale. Cela peut être pour les relances de devis ou d’impayés, la qualification du fichier client ou le suivi de commande. Vous pouvez ainsi vous consacrer totalement à votre travail.
3 • Votre image de marque positive valorise votre activité
En établissant le premier contact avec vos interlocuteurs, notre télésecrétariat externalisé représente votre société. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion, sa formation et son Made in France sont vos atouts essentiels. Notre télésecrétariat professionnel, votre télésecrétariat d’entreprise, assure une implantation locale pour une communication de qualité et de proximité.
4 • Votre secrétariat externalisé forfaitaire et sur mesure
La satisfaction client : la préoccupation principale de notre télésecrétariat
Nos secrétaires externalisés adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et des priorités de votre activité. En effet, nous mettons notre accessibilité au service de votre activité pour que vous soyez toujours joignable.
- Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
- Un accueil personnalisé du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
- Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les besoins (nuit, week-ends et jours fériés)
- Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
- Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
- Prise de messages par vos secrétaires avec transmission en temps réel
- Secrétariat bilingue anglais
- Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)
- Prise de rendez-vous web depuis une URL personnalisée et/ou téléphonique avec le soutien d’un callbot
- Agendas et plannings synchronisés à vos outils métier
- Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
- Transfert de documents, d’administratif, etc.
- Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
- Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS
- Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
- Détection de projet commercial
- Campagne d’appels sortants et/ou relance selon un script défini
- Argumentaire de vente
En matière de sécurité de vos informations, IPContact utilise la Suite Logicielnet, une solution cloud développée depuis 2001 et conforme au RGPD. Une fois les données transmises, nous demandons aux destinataires (nos clients) de mettre également en place des mesures garantissant une sécurité optimale et un accès complet aux données pour leurs propriétaires, conformément à la réglementation européenne.
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Découvrez notre secrétariat externalisé
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
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Déléguez vos tâches téléphoniques à notre secrétariat externalisé
Notre prestation
- Assurer votre télésecrétariat externe
- Intervenir sur des plages horaires définies, de manière continue, en débordement ou occasionnellement
- Diminuer votre surcharge de travail
- Gérer vos demandes : urgence, message, transfert…
- Compléter votre fichier contact avec les coordonnées complètes des appelants
- Organiser votre planning
- Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline
Nos services IT
- Des outils CRM et télécom sur mesure
- Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
- Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
- Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
- Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
- Un robot d’appel en amont de votre secrétariat téléphonique
