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FAQ télésecrétariat

FAQ • Télésecrétariat IPContact

Bienvenue dans notre FAQ Télésecrétariat professionnel
Outre la prise de rendez-vous et le transfert d’appels vers les interlocuteurs appropriés, notre secrétariat téléphonique est conçu pour offrir une solution de gestion des appels sur mesure, adaptée aux besoins des professionnels. Que vous opériez dans la santé, le juridique, l’éducation, l’e-commerce, ou tout autre secteur, notre objectif est de faciliter votre communication quotidienne en assurant une prise en charge efficace et professionnelle de vos appels.

Cette FAQ vise à répondre aux questions les plus fréquentes concernant notre fonctionnement, les options de personnalisation et les avantages que vous pouvez en tirer. Si vous avez d’autres questions ou besoin de précisions, n’hésitez pas à nous contacter directement.
Présentation du service
Compatibilité et intégration
Gestion des appels
Personnalisation et adaptabilité

Domaine médical

télésecrétariat FAQ
Valeur ajoutée des petites unités où l'information est vite assimilée
télésecrétariat garagiste
télésecrétariat BTP
telesecretariat externe

Présentation du service

Un service de secrétariat externalisé fournit une gestion de l’accueil téléphonique à distance, permettant aux entreprises de déléguer la réception et la gestion de leurs appels à une équipe spécialisée. Ce service assure une réponse professionnelle aux appels entrants, optimise la gestion des requêtes des clients et améliore l’efficacité opérationnelle en permettant à votre personnel de se concentrer sur des tâches essentielles.

L’accueil téléphonique externalisé redirige les appels de votre entreprise vers nos opérateurs formés, qui répondent en votre nom selon des scripts personnalisés. Les appels peuvent être filtrés, des messages pris, et des requêtes spécifiques gérées selon les besoins de votre entreprise, garantissant une communication efficace et professionnelle avec vos clients.

Externaliser l’accueil téléphonique permet de réduire les coûts associés à la gestion interne des appels, d’améliorer la satisfaction client grâce à une réponse rapide et professionnelle, et d’augmenter la productivité en libérant vos ressources internes pour d’autres tâches critiques. Cela contribue également à une meilleure gestion des pics d’appels, assurant une couverture constante sans surcharger votre personnel.

Notre service de télésecrétariat est entièrement basé en France. En optant pour un télésecrétariat français, nous garantissons une compréhension parfaite des nuances culturelles et linguistiques qui sont essentielles pour une communication efficace et professionnelle. Cela permet également de respecter toutes les réglementations locales en vigueur concernant la protection des données et la confidentialité.

télésecrétariat IPContact
transfert de l'appel au client

Compatibilité et intégration

Notre service de télésecrétariat est hautement adaptable et peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de plus de 30 secteurs d’activité différents. Nous travaillons étroitement avec chaque client pour comprendre ses exigences uniques et fournir un service qui complète et améliore ses opérations quotidiennes.
Nous collaborons avec vos équipes techniques pour assurer une intégration fluide de nos services avec vos systèmes existants. Que ce soit par le biais d’interfaces API ou par des configurations personnalisées, nous nous assurons que le processus de gestion des appels est cohérent et efficace, minimisant les perturbations et maximisant la compatibilité.
Les prérequis techniques pour intégrer notre service de télésecrétariat sont généralement minimaux. Une connexion internet stable et l’accès à vos systèmes de gestion des communications sont souvent suffisants. Nous fournissons toute la formation et le support nécessaires pour assurer une transition en douceur.
Télésecrétaire méthodique de votre plateforme téléphonique externalisée
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Gestion des appels

Les appels reçus sont d’abord filtrés selon les instructions préétablies avant d’être redirigés vers les bonnes personnes ou services au sein de votre entreprise. Nous utilisons des technologies avancées pour garantir que chaque appel est traité avec efficacité, en respectant les directives spécifiques et en fournissant un compte rendu détaillé des interactions.
Notre service de permanence téléphonique est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, assurant une couverture complète pour gérer les appels en dehors des heures normales de bureau, les week-ends, et les jours fériés, garantissant que votre entreprise ne manque jamais une opportunité de contact important.
Oui, nous offrons une gestion flexible des appels qui inclut des services après les heures normales, pendant les week-ends et même les jours fériés. Cela assure que tous les appels sont pris en charge de manière professionnelle, quel que soit le moment où ils sont reçus.
Permanence téléphonique 24h/24 - 7j/7
Faciliter la prise d'appels et rendre accessible la permanence avec un taux de décroché à 100% avec l'association téléopérateur et IA conversationnelle

Pour une prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 - 7j/7

Personnalisation et adaptabilité

Absolument. Notre télésecrétariat est hautement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client. Nous adaptons nos scripts, nos procédures de gestion des appels, et même les horaires de notre service pour aligner parfaitement notre offre avec vos opérations et objectifs commerciaux.
Nous travaillons étroitement avec vous pour développer des scripts d’appel qui reflètent fidèlement votre marque et vos valeurs. Nos opérateurs reçoivent une formation spécifique sur votre culture d’entreprise et le ton à utiliser, garantissant une représentation précise et professionnelle auprès de vos clients.
Notre callbot est conçu pour optimiser la gestion des flux d’appels en traitant efficacement les questions récurrentes avant qu’elles ne soient redirigées vers nos secrétaires. Utilisant des technologies avancées d’intelligence artificielle, le callbot comprend et répond aux requêtes courantes de manière autonome, permettant ainsi une résolution rapide et précise des demandes standard. Ce système permet non seulement d’accélérer le traitement des appels avec un décroché sans attente, mais aussi de prioriser les requêtes complexes pour nos opérateurs humains, garantissant que chaque appel reçoit l’attention appropriée en fonction de sa spécificité.
Le support technique de la plateforme téléphonique de réservation
IPContact prend en charge la gestion des astreintes téléphoniques pour votre entreprise - picto

Une question, contactez-nous au 09 7026 0762

Domaine médical

La confidentialité des informations des patients est notre priorité absolue. Notre secrétariat téléphonique respecte strictement les normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour la protection des données de santé. Nos opérateurs sont formés et certifiés pour gérer les informations médicales avec la plus grande discrétion et suivent des protocoles de sécurité rigoureux pour garantir la protection des données à tout moment. Nos serveur sont certifiés HDS (Hébergeurs de Données de Santé).

Oui, notre plateforme de secrétariat médical inclut la gestion complète des rendez-vous, de la prise de rendez-vous à la planification et aux rappels de consultations. Nous utilisons des systèmes d’agenda partagé qui s’intègrent à vos logiciels médicaux existants, permettant une synchronisation en temps réel et une mise à jour continue.

Nos télésecrétaires reçoivent une formation approfondie sur le jargon médical et les protocoles spécifiques à l’industrie médicale. Cette formation est régulièrement mise à jour pour refléter les dernières évolutions dans le domaine médical, assurant ainsi que notre équipe peut communiquer efficacement et précisément avec les patients et le personnel médical.

Nos télésecrétaires sont spécialement formés pour reconnaître et réagir conformément aux protocoles en place lors de situations d’urgence. Dans ces cas, ils ont pour consigne de rediriger sans délai les appels vers les numéros d’urgence adéquats ou vers les contacts d’urgence médicale que vous avez définis.