Centre de formation, cabinet RH : pourquoi externaliser votre accueil téléphonique avec un télésecrétariat ?
Externaliser son standard téléphonique pour une gestion RH plus sereine ? C’est une question que de nombreux centres de formation et agences d’intérim se posent. Allier un bon accueil des candidats et clients tout en gérant les tâches internes est souvent un défi. Le télésecrétariat professionnel intervient alors comme une solution stratégique. Grâce à un secrétariat externalisé, les consultants et formateurs recentrent leurs efforts sur leur cœur de métier, tout en optimisant l’intelligence organisationnelle de leur entreprise.
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Optimisez votre accueil téléphonique dès maintenant !
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions d’accueil téléphonique externalisé sur mesure. qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Cabinets de recrutement et centres de formation : quels besoins et quelles missions pour votre télésecrétaire RH ?
En tant que centre de formation certifié, assurer la prise en charge des appels de vos élèves ou futurs stagiaires peut s’avérer compliqué, surtout en dehors des horaires habituels de votre secrétaire. Vous notez les coordonnées des appelants, promettez de les rappeler… mais, face à la charge de travail quotidienne, il est facile d’oublier.
Les cabinets de conseil et centres de formation sont particulièrement concernés par les défis liés à la gestion des appels téléphoniques, notamment lors des entretiens RH. C’est ici que les télésecrétaires interviennent, en prenant en charge la mission télésecrétariat. Ils assurent un accueil téléphonique professionnel et apportent un soutien opérationnel pour une gestion fluide des demandes. Grâce à un télésecrétariat RH efficace, ces structures peuvent offrir une meilleure disponibilité tout en recentrant leurs ressources internes sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Les cabinets de conseil et centres de formation sont particulièrement concernés par les défis liés à la gestion des appels téléphoniques, notamment lors des entretiens RH. C’est ici que les télésecrétaires interviennent, en prenant en charge la mission télésecrétariat. Ils assurent un accueil téléphonique professionnel et apportent un soutien opérationnel pour une gestion fluide des demandes. Grâce à un télésecrétariat RH efficace, ces structures peuvent offrir une meilleure disponibilité tout en recentrant leurs ressources internes sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Pourquoi votre cabinet de recrutement devrait externaliser son accueil téléphonique ?
Un secrétariat administratif formé à votre domaine d’activité
Sans aucun doute, votre secrétaire interne connaît votre domaine : formation professionnelle (DIF, OPCO, formations intra-entreprises), mobilité interne, ou encore orientation professionnelle. Toutefois, vous avez besoin de ses compétences pour des tâches à forte valeur ajoutée comme le montage de dossiers ou la gestion client. Externaliser l’accueil téléphonique libère du temps à vos équipes internes tout en garantissant un service de qualité.IPContact propose un télésecrétariat spécialisé pour le secteur du recrutement et de la formation. Grâce à une formation sur mesure, nos téléopérateurs connaissent votre marché et sont rapidement opérationnels pour répondre au nom de votre entreprise. Vous bénéficiez ainsi d’un accueil téléphonique externalisé qui allie expertise et réactivité.
Cabinet de recrutement et service RH : filtrer les appels pour mieux les distribuer
Vos clients recherchent des services variés : outplacement, retour à l’emploi, recrutement de managers. Avec un téléassistant de gestion, IPContact gère l’ensemble des appels entrants et les distribue selon la demande et les spécificités de chaque appelant. Ce processus garantit une prise en charge discrète et efficace, sans perturber le travail quotidien de vos équipes.Un télésecrétariat RH externalisé permet de filtrer et distribuer les appels selon vos consignes, garantissant ainsi un traitement rapide et adapté aux demandes.
Les Success Stories d’IPContact !
Découvrez les Success Stories de nos clients et comment IPContact a contribué à leur succès grâce à ses services de télésecrétariat. Peut-être serez-vous la prochaine success story ? Nos clients, comme le cabinet Ariane 12 à Rodez, témoignent de la qualité de nos services et de la réactivité de nos télésecrétaires RH.
“ Avec ma permanence téléphonique, j’évite les sonneries stressantes du téléphone qui polluent la sérénité de mes clients lors des bilans de compétences. ”
Interview de Sébastien DEVILLERS, dirigeant du cabinet Ariane 12 Consultants
à Rodez
Partenaire depuis mars 2012
à Rodez
Partenaire depuis mars 2012
1. Pouvez-vous nous présenter votre cabinet Ariane 12 Consultants, conseil RH ?
Notre cabinet, à taille humaine, est situé dans le quartier d’affaires de Rodez. Nous travaillons depuis plus de 20 ans au service des ressources humaines, à travers des activités qui s’enrichissent mutuellement et qui permettent d’être toujours au fait des évolutions du marché du travail dans l’Aveyron et les départements limitrophes. Une équipe de professionnels des RH est à votre service : bilan de compétences, recrutement, outplacement, audit et conseil RH.2. Qu’est-ce qui vous a convaincu d’externaliser votre permanence téléphonique chez IPContact ?
Il y a plusieurs raisons. Premièrement, c’est que j’avais un ami qui avait migré son centre d’appels dans mes bureaux, ce qui m’a permis de découvrir l’existence de ce type de services. Deuxièmement, c’est que je n’avais pas assez de travail pour embaucher une secrétaire à plein temps. Puis, je voulais avoir un accueil téléphonique professionnel. La première image d’une entreprise, c’est l’accueil téléphonique. Il se doit donc d’être irréprochable. La manière dont un client est reçu pour la première fois au téléphone est très importante. En passant par votre service, j’offre une première impression professionnelle à mes clients.De plus, aujourd’hui, mon activité principale étant la réalisation de bilans de compétences, je souhaitais que mes clients soient détendus lorsque je les accueille dans mes locaux. Ce service d’externalisation de standard téléphonique me permet de ne plus être dérangé par les sonneries stressantes du téléphone et d’éviter les appels qui polluent. J’ai la possibilité de rappeler les clients quand je suis disponible et de gagner du temps.
3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?
Déjà, IPContact est basé en France. C’est un point fort.De plus, il y a un super suivi commercial ainsi qu’un suivi administratif avec des appels réguliers pour faire le point et l’équipe de télésecrétaires RH est réactive et à l’écoute.
J’ai accès à l’historique des appels. Il y a une bonne traçabilité qui est précise. Ce qui est bien également, c’est la prise en charge des tâches administratives (devis, impayés…) par votre télésecrétariat. C’est complet. Ceci est important, d’autant plus que nous sommes dans une démarche qualité. J’ai toutes les informations pour respecter les procédures. Aussi, je peux m’absenter, partir en vacances. Vos standardistes répondront systématiquement à mes clients et de manière professionnelle.
Depuis une dizaine d’années, je suis très satisfait de votre service, nous travaillons en bonne collaboration !
4. Avez-vous mesuré l’impact de ces changements au sein de votre organisation ?
C’est, avant tout, un confort de travail. Nous avons uniquement à rappeler le client au bon moment, lorsque nous sommes disposés à échanger et donc plus réceptifs. Par ailleurs, je trouve que le rapport qualité-prix est bon pour ce type de services.
Contact : Sébastien Devillers
ARIANE 12 Consultants – Rés. Acropolis 3 Rue d’Athènes – 12000 RODEZ – Tel. 05 65 68 35 18
La première impression doit être la bonne et elle commence par l’accueil téléphonique !
Pourquoi un télésecrétariat RH est indispensable pour une stratégie de relation client ?
Un accueil téléphonique de qualité est la base des chasseurs de têtes et les consultants RH. La première impression lors d’un appel téléphonique est déterminante pour la relation client. Externaliser cette fonction permet de garantir une expérience positive dès le premier contact, ce qui améliore la satisfaction client.De plus, l’externalisation offre une solution économique pour les cabinets qui n’ont pas les ressources pour une secrétaire à plein temps. Grâce à la mutualisation des services, vous bénéficiez d’un télésecrétariat professionnel à moindre coût.
La sérénité de votre secrétaire RH interne n’a pas de prix
Une assistante interne jongle déjà avec de nombreuses responsabilités. Ajouter la gestion des appels peut rapidement la surcharger. Avec un télésecrétariat externalisé, vous libérez votre équipe interne, tout en préservant leur bien-être et leur efficacité.
Quelles sont les solutions de permanence téléphonique pour les formateurs et recruteurs ?
Les besoins des entreprises varient, qu’il s’agisse de télésecrétariat bilingue, télésecrétariat médical, ou télésecrétariat administratif comptable. IPContact propose des solutions personnalisées adaptées aux centres de formation et cabinets RH. Nos télésecrétaires s’adaptent à vos exigences spécifiques pour un service sur mesure.
Des outils numériques pour optimiser la gestion de vos appels
Nous mettons à disposition des outils numériques pour simplifier la gestion de votre secrétariat externalisé, tels que :- Agenda en ligne : Parfait pour gérer vos rendez-vous, bilans de compétences ou séances de coaching.
- Module vidéo : Idéal pour organiser des sessions de formation à distance ou des entretiens de recrutement.
- Campagnes d’e-mailing pour promouvoir de nouveaux services.
- Gestion de l’e-réputation, avec un suivi des avis clients.
Focus sur le RGPD et la confidentialité des données
Le télésecrétariat externalisé doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Chez IPContact, nous veillons à ce que toutes les données collectées soient sécurisées et conformes aux exigences légales. Notre politique de confidentialité garantit une gestion transparente de vos informations.Questions fréquentes
L’externalisation offre une gestion optimisée des appels, une réduction des coûts et une meilleure qualité de service.
Nous offrons une formation sur mesure et un suivi régulier pour une parfaite maîtrise de votre secteur.
Nous proposons des services de permanence téléphonique pour assurer un accueil professionnel même en dehors des horaires standards.
