Accueillir les touristes par téléphone : 1 mois pour préparer la saison !
Encore un peu plus d’un mois avant le lancement officiel du printemps. À l’évidence, ses promesses de voyages, de visites et de découvertes annoncent la reprise de l’activité pour les professionnels du tourisme. Comme l’hiver va se terminer, les touristes et voyageurs vont peu à peu sortir de leur torpeur pour organiser vacances de printemps, week-ends ensoleillés et programmes de l’été. Dès lors, une accueil téléphonique touristique pour accueillir les touristes par téléphone prend toute son importance. Serez-vous prêts ?
L’accueil téléphonique dans les entreprises de tourisme
Tout est-il opérationnel pour accueillir les touristes par téléphone ?
Autrement dit, êtes-vous sur le pied de guerre pour remplir votre cahier de réservations ? Avez-vous bien préparé toutes les réponses aux questions que vos interlocuteurs vont vous poser ?
Prêts à affronter l’afflux
d’appels téléphoniques ?
C’est-à-dire vous sentez-vous prêt à gérer, à la fois, l’accueil des premiers visiteurs, la remise en état des locaux, l’organisation du planning des salariés, le recrutement d’extras ? Et ce, tout en assurant une permanence téléphonique bilingue de qualité pour préserver votre image et votre relation client.
Un client qui attend est un client mécontent
Vos horaires d’ouverture, la durée d’une visite, le montant des tarifs pour enfants, seniors, normaux, ou bien si la chambre dispose d’une vue sur mer, ou encore si les sites sont ouverts le week-end… En clair, ils veulent tout savoir !Or, quand la saison reprend, on peut vite se sentir débordé par le nombre de tâches à accomplir. Pourtant, la bonne gestion de l’ensemble de ces missions est essentielle à la réputation de votre établissement. Si vous êtes un hôtel, un centre de vacances ou un restaurant, la fréquentation des lieux vous assure alors les visites et l’image de marque de votre activité. Il va de soi que si vous voulez faire une belle saison, vous devez garder en tête que le touriste est roi ! De sorte que vous devez lui apporter une réponse de qualité, avec le sourire. Et cela ne peut que vous être bénéfique.
Et si le télésecrétariat IPContact vous secondait ?
IPContact : savoir accueillir en toute situation
- Tout d’abord, décrocher rapidement
- Ensuite, se présenter systématiquement, à chaque appel
- Puis identifier l’appelant
- Aussi, comprendre rapidement l’objet de l’appel
- De même, adopter une écoute active tout en étant concentré sur les mots utilisés
- Également, montrer votre disponibilité d’esprit
- Ainsi qu’apporter une réponse aux questions posées
- Et établir une synthèse ou reformuler le problème
- Enfin, clôturer l’appel par des paroles gentilles
Donnez de la voix et de l’intelligence à votre relation client…
Découvrez notre accueil téléphonique
IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !
Tout gérer de front ou… externaliser son accueil téléphonique pour les touristes
Une fois ces évidences énoncées, comment faire pour assurer réellement un service de qualité ? Pour plus de sérénité sur votre lieu de travail, vous pouvez alors choisir d’externaliser votre accueil téléphonique bilingue pour les touristes. De cette manière, ce sont une ou plusieurs télésecrétaires qualifiées qui assureront votre standard. En effet, cette solution, de plus en plus prisée par les professionnels du tourisme, présente de multiples avantages.
Maîtrise des coûts
Premièrement, vous n’avez pas à salarier une secrétaire bilingue. Ainsi, vous n’avez ni de recrutement saisonnier à mettre en place ni de fiches de paie à manipuler, tandis que votre relève téléphonique en anglais vous sera facturée suivant un forfait mensuel. Et en fonction du nombre d’appels à traiter, le coût sera, bien entendu, bien moindre que celui d’une embauche.De plus, votre télésecrétaire ne traitera vos appels que lorsque vous activerez le transfert d’appels. Vous pouvez donc gérer l’importance de votre externalisation à votre guise. Autrement dit, vous maîtrisez vos dépenses.
Service bilingue compris
En outre, si vous devez répondre à des interlocuteurs provenant de tous pays, choisissez une télésecrétaire bilingue anglais qualifiée. Elle répondra à toutes les questions, en anglais ou en français, selon les besoins.Ou bien vous pouvez faire le choix d’installer un serveur vocal intelligent (SVI) qui dispatchera les appels vers une télésecrétaire française ou anglaise en fonction de la nationalité de l’appelant, vers le service réservation ou le service information selon sa demande. Par conséquent, cette présélection efficace permet de gagner du temps et de diriger immédiatement chaque touriste vers la bonne personne.
