Plan de Reprise d'Activité (PRA) : Garantissez la reprise rapide de votre accueil téléphonique après une crise
Dans un monde où les crises sont imprévisibles, une interruption téléphonique prolongée peut nuire gravement à votre relation client et à votre image de marque. Le Plan de Reprise d’Activité (PRA) s’impose comme une solution indispensable pour rétablir vos systèmes téléphoniques après un incident majeur téléphoniques et maintenir une gestion des appels en situation d’urgence ou de catastrophe.
Plus qu’une simple reprise technique, le PRA assure une gestion structurée des appels entrants pour répondre aux besoins de vos clients et partenaires, même dans les situations critiques. En coordination avec une cellule de crise, ce dispositif redonne à votre entreprise sa capacité opérationnelle en s’appuyant sur des infrastructures télécom performantes et des consignes préétablies.
Associer un PRA Téléphonique à un Plan de Continuité d’Activité téléphonique (PCA) améliore votre réactivité et garantit le rétablissement d’un accueil téléphonique adapté à la gestion de crise et orienté vers la résilience.
Plus qu’une simple reprise technique, le PRA assure une gestion structurée des appels entrants pour répondre aux besoins de vos clients et partenaires, même dans les situations critiques. En coordination avec une cellule de crise, ce dispositif redonne à votre entreprise sa capacité opérationnelle en s’appuyant sur des infrastructures télécom performantes et des consignes préétablies.
Associer un PRA Téléphonique à un Plan de Continuité d’Activité téléphonique (PCA) améliore votre réactivité et garantit le rétablissement d’un accueil téléphonique adapté à la gestion de crise et orienté vers la résilience.
Pourquoi mettre en place un Plan de Reprise d'Activité Téléphonique ?
Lorsqu’une crise survient, le Plan de Reprise d’Activité structure les étapes nécessaires pour rétablir votre accueil téléphonique. Cela inclut :
- La réduction du temps d’interruption de service.
- La préservation de l’image de marque en maintenant un contact rapide et fluide avec vos clients et usagers.
- L’optimisation des ressources techniques et humaines pour répondre efficacement à chaque appel, même en situation critique.
Les étapes clés d'un Plan de Reprise d'Activité Téléphonique
1. Analyse de l’impact : évaluer les dégâts causés par la crise sur les infrastructures téléphoniques et prioriser les besoins.
2. Coordination avec la cellule de crise : planifier les actions avec les responsables et anticiper les besoins en fonction des évolutions.
3. Activation d’un accueil téléphonique externalisé : déploiement d’une astreinte téléphonique dédiée aux situations d’urgence, assurant un relais immédiat pour répondre aux appels entrants.
4. Reconfiguration des systèmes télécoms : rétablir les connexions essentielles via des solutions redondantes pour garantir la reprise.
5. Communication proactive : diffuser des messages clairs et actualisés grâce à un pré-décroché informatif.
6. Suivi et ajustement : analyser les statistiques d’appels et adapter les ressources en temps réel.
2. Coordination avec la cellule de crise : planifier les actions avec les responsables et anticiper les besoins en fonction des évolutions.
3. Activation d’un accueil téléphonique externalisé : déploiement d’une astreinte téléphonique dédiée aux situations d’urgence, assurant un relais immédiat pour répondre aux appels entrants.
4. Reconfiguration des systèmes télécoms : rétablir les connexions essentielles via des solutions redondantes pour garantir la reprise.
5. Communication proactive : diffuser des messages clairs et actualisés grâce à un pré-décroché informatif.
6. Suivi et ajustement : analyser les statistiques d’appels et adapter les ressources en temps réel.
Vous souhaitez sécuriser votre activité en cas de crise ? Contactez-nous !
Découvrez notre solution de Plan de Reprise d'Activité (PRA)
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en oeuvre des solutions externalisées pour garantir la continuité et la reprise de vos activités téléphoniques, même en cas d’urgence.
L'importance d'anticiper la mise en place d'un PRA
Anticiper la crise reste une priorité pour minimiser les interruptions d’activité. Chez IPContact, nous élaborons des Plans de Reprise d’Activité spécifiques à votre secteur d’activité. Ces plans incluent :
- Des exercices simulés en conditions réelles pour tester vos dispositifs de gestion des appels.
- La formation de vos équipes et la rédaction de consignes détaillées pour chaque scénario.
- L’intégration de solutions technologiques performantes à vos systèmes existants.
Le rôle du PRA dans la gestion des appels en situation d'urgence
Lorsqu’une catastrophe frappe, le PRA agit comme un guide pour structurer la gestion des appels en situation d’urgence ou de catastrophe. Il garantit :
- Une répartition efficace des flux d’appels entre vos équipes internes et notre accueil externalisé.
- La prise en charge des appels prioritaires grâce à une qualification rapide des demandes.
- La mise en relation immédiate avec des interlocuteurs critiques : autorités sanitaires, journalistes ou autres parties prenantes.
- Un retour d’informations précis, facilitant les prises de décision en temps réel.
Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) vise à maintenir les services essentiels pendant une crise, tandis que le Plan de Reprise d’Activité (PRA) intervient pour rétablir rapidement les services interrompus après un incident.
Oui, un PRA téléphonique s’adapte à tous les secteurs : santé, industrie, tourisme, transport… Chez IPContact, nous personnalisons chaque plan en fonction des besoins spécifiques de votre activité.
