Secrétariat occasionnel vs débordement d'appels : quelle solution choisir pour votre entreprise ?
Le secrétariat occasionnel et le débordement d’appels sont deux services distincts qui permettent aux entreprises de mieux gérer leurs appels entrants, notamment en période de surcharge. Le secrétariat occasionnel, souvent proposé sous forme de secrétariat externalisé, permet aux entreprises de bénéficier d’une aide ponctuelle pour gérer les appels sans avoir à embaucher du personnel en interne. Quant au débordement d’appels, il intervient lorsque le volume d’appels dépasse les capacités d’une entreprise, redirigeant ainsi ces appels vers un prestataire externe.
Découvrez les différences entre le secrétariat occasionnel et le débordement d’appels afin de choisir la solution de télésecrétariat la plus adaptée à vos besoins en périodes de surcharge ou de besoins temporaires.
Découvrez les différences entre le secrétariat occasionnel et le débordement d’appels afin de choisir la solution de télésecrétariat la plus adaptée à vos besoins en périodes de surcharge ou de besoins temporaires.
Différences entre secrétariat occasionnel et débordement
Objectif principal
Le secrétariat occasionnel est une solution flexible et périodique, destinée à prendre en charge certains appels ou tâches administratives lorsque l’entreprise n’a pas besoin d’un secrétariat à temps plein. Ce service est utilisé dans des cas spécifiques comme pendant les congés des secrétaires, ou pour des besoins temporaires de gestion de l’agenda, des messages ou des rendez-vous.Le débordement d’appels, quant à lui, est une solution mise en place pour gérer les périodes de forte affluence d’appels que les équipes internes ne peuvent pas traiter. Elles se produisent souvent de façon temporaire, en période de pic d’activité ou d’imprévus (lancements de produits, promotions, événements saisonniers…). La solution réactive répond aux appels non décrochés et évite la perte de prospects ou d’opportunités commerciales.
Fonctionnalités
Le débordement d’appels se concentre principalement sur la gestion du surplus d’appels, garantissant que tous les appels entrants soient pris en charge. Le service se limite souvent à prendre des messages, à transférer les appels ou à traiter des requêtes simples, afin de désengorger les lignes principales, alors que le secrétariat occasionnel offre un service plus large. En effet, ce secrétariat en ligne inclut la gestion des appels, mais aussi des tâches administratives telles que la prise de rendez-vous, l’organisation de l’agenda, la gestion de documents, et parfois même des services personnalisés pour des dirigeants ou des indépendants.Cible
Le secrétariat occasionnel s’adresse généralement aux petites entreprises, indépendants ou professions libérales qui n’ont pas besoin d’un secrétariat permanent, mais qui nécessitent une assistance administrative sur demande.Le débordement d’appel est utilisé par des entreprises avec un service client ou commercial important (call centers, services après-vente, etc.), ayant besoin d’un soutien pendant des pics d’appels pour éviter une surcharge des équipe.
Durée d’utilisation
Le secrétariat occasionnel est utilisé de manière plus flexible, en fonction des besoins ponctuels ou saisonniers de l’entreprise. Le service peut être activé à la demande, pour quelques heures ou jours, selon les besoins spécifiques. Alors que le débordement d’appels est principalement utilisé pendant les périodes de pics d’appels, de façon temporaire et réactive.
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Points communs entre secrétariat occasionnel et débordement
Externalisation des appels
Les deux services impliquent une externalisation du standard téléphonique, permettant ainsi à l’entreprise de ne pas se laisser submerger et de garantir que chaque appel est pris en charge de manière professionnelle.Flexibilité
Que ce soit pour gérer un volume important d’appels ou pour un besoin exceptionnel, ces deux services de secrétariat téléphonique offrent une grande flexibilité. Ils peuvent être activés et désactivés en fonction des besoins immédiats de l’entreprise.Amélioration de l’image de marque
Dans les deux cas, la gestion professionnelle des appels entrants permet d’améliorer l’image de l’entreprise. Les clients et prospects bénéficient d’un accueil rapide et professionnel, même en l’absence d’une équipe interne disponible.Optimisation du temps des équipes internes
Ces services permettent aux équipes internes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en déléguant la gestion des appels ou certaines tâches administratives à un prestataire externe.
Secrétariat occasionnel vs débordement : deux solutions d'externalisation pour une gestion optimisée des appels
Le débordement d’appels et le secrétariat occasionnel répondent à des besoins similaires d’externalisation de la gestion des appels, mais s’appliquent à des contextes différents. Le débordement est spécifiquement conçu pour les périodes de surcharge d’appels, tandis que le secrétariat occasionnel est une solution plus polyvalente, pouvant inclure d’autres tâches administratives. Toutefois, ces deux services de télésecrétariat externe partagent l’objectif commun d’offrir une gestion professionnelle des appels et d’alléger la charge des équipes internes.
