Professionnels du droit : optez pour un télésecrétariat juridique à distance !
Avocats, notaires, huissiers de justice, officiers publics, administrateurs, professionnels assermentés ou mandataires judiciaires, ainsi que les experts-comptables, sont très sollicités par leurs clients, associés ou assistants juridiques. Entre les procédures judiciaires, les consultations, les affaires en cours, les dossiers à traiter et les urgences au tribunal, vous devez être sur tous les fronts. Heureusement, il existe une solution : le télésecrétariat juridique externalisé, assuré par une télésecrétaire juridique, qui permet de renforcer les relations de confiance avec vos clients.
Bien que le téléphone soit un moyen de communication incontournable, ses sonneries peuvent perturber votre concentration lors de la préparation des dossiers, des audiences ou de la lecture des textes de loi. Cependant, votre disponibilité est le fondement de votre relation avec les clients. Pour minimiser les interruptions, une solution existe pour tous les cabinets juridiques, quelle que soit leur taille : le télésecrétariat d’entreprise IPContact au service des avocats depuis 2001 !
Bien que le téléphone soit un moyen de communication incontournable, ses sonneries peuvent perturber votre concentration lors de la préparation des dossiers, des audiences ou de la lecture des textes de loi. Cependant, votre disponibilité est le fondement de votre relation avec les clients. Pour minimiser les interruptions, une solution existe pour tous les cabinets juridiques, quelle que soit leur taille : le télésecrétariat d’entreprise IPContact au service des avocats depuis 2001 !
Quand les professions réglementées adoptent le télésecrétariat pour améliorer leur relation client
Le conseil client est aujourd’hui un point stratégique dans tous les domaines d’activité et les professions libérales réglementées ne font plus exception. Pour affronter une concurrence accrue, les avocats, notaires, experts-comptables et pharmaciens, qui bénéficiaient autrefois d’un monopole, doivent aujourd’hui innover malgré un code de déontologie qui interdit toute forme de publicité. Certains choisissent de proposer des tarifs attractifs, tandis que d’autres misent sur la qualité des interactions comme stratégie alternative.
Avec des parties prenantes de plus en plus exigeantes (plaignants, défendeurs, mandants, etc.), les cabinets et études juridiques doivent déployer efficacement leurs ressources humaines dans des rôles clés pour fidéliser leur clientèle et assurer l’exécution des décisions. Que vous dirigiez une petite structure ou une grande entreprise, vous n’avez pas forcément le temps de répondre à toutes les sollicitations mais vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un appel. Grâce à un secrétariat externalisé, vous répondez toujours présent et vous augmentez ainsi la satisfaction client grâce à une charte d’accueil bien définie, tout en vous appuyant sur une secrétaire juridique spécialisée, capable de comprendre les enjeux spécifiques de votre activité.
Avec des parties prenantes de plus en plus exigeantes (plaignants, défendeurs, mandants, etc.), les cabinets et études juridiques doivent déployer efficacement leurs ressources humaines dans des rôles clés pour fidéliser leur clientèle et assurer l’exécution des décisions. Que vous dirigiez une petite structure ou une grande entreprise, vous n’avez pas forcément le temps de répondre à toutes les sollicitations mais vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un appel. Grâce à un secrétariat externalisé, vous répondez toujours présent et vous augmentez ainsi la satisfaction client grâce à une charte d’accueil bien définie, tout en vous appuyant sur une secrétaire juridique spécialisée, capable de comprendre les enjeux spécifiques de votre activité.
Découvrez comment un secrétariat juridique à distance devient un atout ?
Pourquoi déléguer la gestion de vos communications téléphoniques à un secrétariat externalisé ? Pour garantir votre disponibilité sur des plages horaires étendues. Il est complexe de gérer les appels téléphoniques tout en menant à bien vos activités professionnelles, gérant les rendez-vous au cabinet ou à l’extérieur, et suivant les jugements. En confiant votre secrétariat téléphonique juridique à nos professionnels, vos appels sont gérés de manière courtoise, même simultanément en cas de fort trafic.
Que ce soit en termes d’image de marque, de stratégie commerciale ou de fidélisation, un télésécrétariat pour avocat devient un enjeu économique capital. La gestion des appels téléphoniques peut sérieusement perturber une activité professionnelle.
Que ce soit en termes d’image de marque, de stratégie commerciale ou de fidélisation, un télésécrétariat pour avocat devient un enjeu économique capital. La gestion des appels téléphoniques peut sérieusement perturber une activité professionnelle.
Pour déléguer efficacement cette tâche chronophage, vous devez :
- anticiper vos besoins,
- définir les missions de télésecrétariat requises,
- établir un cahier des charges,
- choisir un prestataire de qualité,
- et vous réorganiser pour collaborer en véritable partenariat.
Déléguer votre secrétariat téléphonique juridique peut être avantageux, mais il est crucial de choisir soigneusement le prestataire à qui cette tâche est confiée. Chez IPContact, notre service d’accueil téléphonique répond à vos demandes en respectant scrupuleusement vos instructions.
En savoir plus…
Quelles sont nos missions de télésecrétariat juridique ?
Secrétariat juridique externalisé : une solution RH pour les petites structures
Comment diminuer les fonctions chronophages et miser sur des missions à plus forte valeur ajoutée ?
Pourquoi l’innovation est-elle une opportunité pour les professions juridiques et judiciaires ?
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Secrétariat juridique externalisé : une solution RH pour les petites structures
Comment diminuer les fonctions chronophages et miser sur des missions à plus forte valeur ajoutée ?
Pourquoi l’innovation est-elle une opportunité pour les professions juridiques et judiciaires ?
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique juridique
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions juridiques externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Quelles sont nos missions de télésecrétariats juridique externalisés ?
Votre télésecrétariat est au cœur de votre activité professionnelle. Il gère non seulement tous vos échanges et communications, transmettant les urgences, mais il projette également une image positive de votre entreprise : celle de la réactivité. Ainsi, vos clients habituels bénéficient d’un suivi approfondi de leurs dossiers. De même, vos prospects (demandeurs ou plaignants potentiels) reçoivent des informations précises selon vos directives, renforçant ainsi leur confiance. Nos téléopérateurs juridiques garantissent discrétion, efficacité et une disponibilité étendue.
Accueillir au téléphone
Il est impératif de rester joignable à tout moment pour maintenir une bonne image de votre cabinet ou entreprise. Pour cela, votre télésecrétariat juridique assure votre décroché en continu ou en débordement. En période de forte demande, il maintient une expérience client optimale. Il traite et filtre les requêtes puis vous envoie un courriel pour chaque message. Cet archivage vous permet ainsi de bénéficier d’un suivi de qualité.Respecter vos consignes juridiques
Avec des scripts d’appels entrants que vous aurez préalablement définis, votre chargé d’affaires externalisé répond à vos clients en votre nom. Selon vos instructions, il peut transmettre les affaires urgentes ou vous relayer les informations nécessaires.Saisie et transcription de documents audio
Votre téléopérateur peut également vous assister dans la saisie de vos actes juridiques et formalités en transcrivant vos enregistrements audio. En outre, si vous utilisez déjà un logiciel d’enregistrement audio ou de dictée numérique, nous pouvons explorer comment l’intégrer avec nos services de frappe à distance via notre ESN, Logicielnet.Développer des campagnes d’appels sortants
La relance d’impayés, le suivi de comptes et la mise à jour de la base de clients nécessitent une connaissance approfondie des dossiers. À cet effet, votre secrétaire juridique doit avoir accès à l’historique des actions menées afin de répondre efficacement aux éventuelles objections de l’interlocuteur. En effet, la gestion des paiements d’arriérés ne doit compromettre ni l’administration des dossiers ni les efforts de fidélisation de votre cabinet.Ces campagnes d’appels sortants visent avant tout à renforcer votre notoriété à travers des stratégies de fidélisation et de développement commercial.
Respecter votre code de déontologie et votre secret professionnel lors des échanges
En tant qu’avocat, vous êtes tenu de maintenir la confidentialité de toutes les communications, conformément à votre obligation de secret professionnel. De même, votre télésecrétariat juridique doit être considéré comme un environnement hautement sécurisé. Soyez rassuré : nos télésecrétaires sont tenus à une confidentialité stricte.Établir une convention pour le traitement des données personnelles
Si vous le désirez, nous pouvons signer un accord supplémentaire conforme à une charte spécifique qui utilise votre système d’information, intégrant la loi Informatique et Libertés ainsi que le RGPD. Cette charte rappelle également que toute violation de ces règlements est passible de sanctions, selon les articles 226-16 à 226-24 du code pénal.Les Success Stories d’IPContact !
Découvrez les Success Stories de nos clients. Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Ces témoignages sont publiés avec leur accord exprès
Interview de Maître STEIL, avocate au Barreau de Strasbourg
Interview de Maître STEIL, avocate au Barreau de Strasbourg
1. Pouvez-vous vous présenter et décrire votre cabinet juridique ?
Inscrite au Barreau de Strasbourg, j’ai prêté serment en janvier 2008. Je dispose d’une solide expérience en défense des droits civils. À ce titre, j’accompagne les couples et les familles dans leurs problématiques juridiques. J’exerce devant les différentes juridictions civiles, administratives et pénales. Mon bureau, basé à Strasbourg, est spécialisé dans le droit de la famille et des personnes.2. Qu’est-ce qui vous a convaincu de déléguer votre télésecrétariat chez IPContact ?
Avant tout, il s’agit d’une question d’organisation. Cela permet de créer un relais, tout en étant toujours informée des messages que les clients ont laissés, notamment lorsque je suis en vacances et donc, par définition, indisponible. Bien entendu, j’ai la possibilité de les recontacter rapidement en apportant la réponse à leur interrogation, si c’est urgent.C’est une solution de confort car cela me permet de ne pas laisser le cabinet à l’abandon, sans suivi, en cas d’absence imprévue ou de congés. Les téléopératrices gèrent les appels ; je ne suis plus constamment dérangée par le téléphone.
La prestation est flexible. En effet, à tout moment et à ma convenance, je peux basculer les appels ou garder la ligne. Il est vrai que je trouve votre service tellement confortable que je ne pourrai plus m’en passer. Il m’est devenu indispensable !
3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?
Indéniablement, je me libère du stress que génère le téléphone qui sonne constamment. Répondre à un appel alors que je suis en rendez-vous me semble très inapproprié et lorsque je suis en audience au tribunal, cela est impossible. Le secrétariat à distance est la solution juridique adéquate car je suis libre de rappeler les contacts au moment où je suis disponible.Autre point fort de notre partenariat : votre secrétariat téléphonique est toujours agréable et très apprécié de mes clients. Ils ne se rendent absolument pas compte que l’accueil est externalisé.
Votre prestation est personnalisable en fonction de mes besoins. Les messages pris par vos télésecrétaires sont dignes d’une secrétaire juridique en gestion administrative légale. Elles sont professionnelles, concises et ciblent parfaitement quelles sont les attentes. Comme les objets des appels sont précis, je vais directement à l’essentiel et je gagne ainsi un temps précieux.
4. Avez-vous mesuré l’impact de notre assistanat téléphonique ?
C’est un réel soulagement. Je délègue une grande partie de mes tâches à vos télésecrétaires juridiques en qui j’ai toute confiance. L’accompagnement proposé est un véritable soutien. Et puis, aujourd’hui nous vivons dans un monde de l’instantanéité où les appelants sont de moins en moins patients et souhaitent que leurs demandes juridiques soient traités rapidement. Mes interlocuteurs ont besoin que leurs requêtes soient prises en considération tout en recevant un accueil agréable ; cela les rassure.Votre secrétariat téléphonique externe est réactif, de qualité, personnalisé et cela évite, de toute évidence, toute fuite vers la concurrence.
Contact : Maître Cécile Steil – 63 avenue des Vosges 67000 Strasbourg – Tél. 09 82 54 19 29
Droit des personnes et de la famille – Droit pénal – Droit des victimes – Contentieux du préjudice corporel
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Secrétariat juridique externalisé : une solution RH pour les petites structures
Les petites structures n’ont pas forcément les moyens financiers de disposer d’un secrétariat téléphonique en interne, du moins, généralement, pas les moyens de supporter le coût d’un poste à temps complet. Or, avec le recours d’heures supplémentaires à chaque pic d’activité, le temps partiel (de 24 heures par semaine minimum) de votre assistant administratif interne (ou assistant de direction ou comptable, ou parajuriste, ou
chargé de relations publiques…) s’allonge pour renforcer votre équipe en place. Un cercle vicieux s’installe alors car son temps de travail devient imprévisible, nécessitant de la disponibilité complémentaire à la dernière minute.
Même si votre soutien administratif interne est toujours présent, son champ d’action est limité. Il doit faire face à l’accueil physique, en plus des transcriptions audios, de la dactylographie de vos actes et des relances d’impayés. Dans ces conditions, il lui est difficile de répondre sereinement à toutes les tâches ou formalités que vous lui confiez. Votre collaborateur est alors soit freiné dans l’avancement des dossiers soit obligé d’écourter au maximum les conversations téléphoniques. Résultat : votre relation client est pénalisée.
Même si votre soutien administratif interne est toujours présent, son champ d’action est limité. Il doit faire face à l’accueil physique, en plus des transcriptions audios, de la dactylographie de vos actes et des relances d’impayés. Dans ces conditions, il lui est difficile de répondre sereinement à toutes les tâches ou formalités que vous lui confiez. Votre collaborateur est alors soit freiné dans l’avancement des dossiers soit obligé d’écourter au maximum les conversations téléphoniques. Résultat : votre relation client est pénalisée.
Recruter vs externaliser : quelle réponse à adopter pour votre cabinet juridique ?
Embaucher crée un surplus de gestion administrative. Un accueil téléphonique juridique externe permet de se décharger de ces charges administratives en payant une simple facture d’honoraires. Outre le gain de temps, déléguez réduit les frais de gestion ainsi que les charges, puisque tout est compris.
Premier avantage : vous vous délestez des contraintes administratives liées au poste… pas d’embauche, ni de casse-tête concernant le planning, les congés ou les absences, ni d’engagement sur un volume d’heures à effectuer. En externalisant, vous confiez à votre prestataire la tâche de décrocher en toutes circonstances. Second avantage : la rapidité de mise en œuvre du service. En effet, quelques heures suffisent pour créer un numéro de téléphone sur lequel la ligne de votre étude ou de votre entreprise juridique sera transférée.
Premier avantage : vous vous délestez des contraintes administratives liées au poste… pas d’embauche, ni de casse-tête concernant le planning, les congés ou les absences, ni d’engagement sur un volume d’heures à effectuer. En externalisant, vous confiez à votre prestataire la tâche de décrocher en toutes circonstances. Second avantage : la rapidité de mise en œuvre du service. En effet, quelques heures suffisent pour créer un numéro de téléphone sur lequel la ligne de votre étude ou de votre entreprise juridique sera transférée.
Votre secrétariat téléphonique huissier, commissaires-priseurs judiciaires, notaire, avocat… est votre véritable assistant administratif et anti-stress comme s’il était dans vos locaux. Formé aux procédures judiciaires et au vocabulaire juridique, il répond, en votre nom, en suivant vos méthodes de travail. Il intervient, au premier niveau, pour renseigner efficacement sur les affaires en cours, selon vos indications, et vous aider à participer au fonctionnement quotidien du service public de la justice.
Un partenaire plus qu’un prestataire
Une collaboration avec un prestataire peut se transformer en véritable partenariat. En effet, si votre collaboration s’inscrit dans la durée, vous n’avez plus à redéfinir les méthodes de travail déjà établies. Vous pouvez le consulter sur des sujets ponctuels, à tout moment. Comme vous le connaissez très bien, vous savez que vous pouvez lui faire confiance et partager, avec lui, des données sensibles telles que les sujets sociaux. Il restera impartial et objectif. Autrement dit, il est votre meilleur allié pour vous accompagner efficacement dans votre stratégie.En nous choisissant comme partenaire, vous serez en contact avec un interlocuteur unique qui sera capable de challenger vos idées reçues grâce à une équipe talentueuse, entièrement dédiée à votre projet. Avec une connaissance parfaite de la philosophie de votre cabinet et de votre domaine d’activité, nos télésecrétaires, une fois formés, répondent en votre nom et entretiennent votre image de marque. Notre objectif est de vous accompagner et de travailler avec vous sur des objectifs à long terme.
Choisir une solution juridique personnalisée en fonction de vos besoins
Avant de vous lancer dans le choix de votre prestataire, vous devez préciser les points sur lesquels votre secrétaire juridique interviendra :- l’accueil à distance pour vous libérer du téléphone ;
- gérer les priorités et ne manquer aucun appel ;
- transmettre la prise de message ;
- qualifier, orienter les sollicitations, voire transférer les requêtes au bon interlocuteur ;
- absorber une surcharge d’activité ;
- étendre vos horaires d’accueil…
Une fois que vous aurez listé tous les points importants permettant d’organiser votre télésecrétariat juridique et social, faites appel à un prestataire spécialisé. Ce dernier vous orientera vers la stratégie qui conviendra le mieux à la taille de votre structure, à vos capacités en ressources humaines et vos besoins particuliers. Le plus gros avantage d’une collaboration avec un prestataire spécialisé est de s’appuyer sur son expérience et son expertise
Notaire, huissier de justice, commissaire-priseur judiciaire, juriste ou avocat, spécialisé en droit civil, pénal, en droit des sociétés ou en droit de la famille, vous souhaitez optimiser votre relation client ?
Découvrez notre permanence téléphonique juridique
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions juridiques externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Comment miser sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour la croissance de votre cabinet en droit ?
En externalisant tout ou partie le traitement de vos appels, vous permettez à votre assistant juridique de se recentrer sur son cœur de métier, à savoir : rédaction des courriers, authentification, mise en forme et conservations des actes juridiques, assister aux réunions, etc. Il gagne en efficacité et améliore son organisation afin de se consacrer véritablement à vos mandats.
Il en est de même pour vous. Le secrétariat juridique externalisé d’IPContact vous déleste de certaines charges chronophages. Vous devenez plus productif et disponible. Plus qu’une diminution des coûts, le télésecrétariat est un atout dans la relation client car il offre une plus grande flexibilité et un repositionnement des ressources internes pour les missions des auxiliaires de justice à accomplir.
Il en est de même pour vous. Le secrétariat juridique externalisé d’IPContact vous déleste de certaines charges chronophages. Vous devenez plus productif et disponible. Plus qu’une diminution des coûts, le télésecrétariat est un atout dans la relation client car il offre une plus grande flexibilité et un repositionnement des ressources internes pour les missions des auxiliaires de justice à accomplir.
Un télésecrétariat proactif…
Mettre en place une organisation flexible et appropriée à votre étude est bénéfique pour vous mais aussi pour vos salariés qui sont parfois débordés par tout le travail à accomplir. Ainsi, le télésecrétariat juridique est à même d’effectuer les attributions suivantes :- assurer la continuité de votre accueil selon vos habitudes de travail,
- gérer l’impatience des interlocuteurs,
- seconder votre secrétariat interne ou remplacer votre assistant au pied levé pour pallier ses absences imprévues,
- qualifier les rendez-vous sur des agendas partagés entre collaborateurs, associés ou tribunaux,
- traiter les urgences téléphoniques selon vos consignes, y compris les situations impliquant des avocats commis d’office et les cas nécessitant une ligne d’astreinte.
… et personnalisé
Un télésecrétariat qualitatif doit s’adapter à vos besoins. Ce sont la taille de votre structure, le volume du trafic d’appels à traiter, la mission à réaliser et les options complémentaires qui vont conditionner vos choix. Le secrétariat téléphonique externalisé doit donc être selon vos conditions et votre mode de fonctionnement.- Avez-vous besoin d’un agenda web ?
- Avez-vous besoin que votre télésecrétaire juridique prenne vos RDV, gère votre communication, réalise des appels sortants, vérifie l’information d’un dépôt de plainte ?
- Votre télésecrétariat juridique doit-il être bilingue ?
- Souhaitez-vous que vos appels soient pris en débordement ? Si oui, à quel moment : tout le temps ou lorsque vous êtes indisponible ?
- Avez-vous besoin d’ajuster la flexibilité horaire de votre secrétariat téléphonique ? De répondre en 24/7 avec une continuité de service téléphonique ?
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Pour tout savoir sur notre télésecrétariat juridique
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions juridiques externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Pourquoi l’innovation est-elle une opportunité pour les professions juridiques et judiciaires ?
Logicielnet, l’ESN d’IPContact Group, développe, depuis 2001, des outils digitaux pour accompagner les entreprises du droit dans leur relation client : gestion de numéros téléphoniques et d’agendas partagés, envoi ou transfert de messages, prise de rendez-vous en ligne ou création d’agenda en ligne…
Aujourd’hui, Logicielnet vous offre également la possibilité de créer un contact téléphonique innovant avec vos interlocuteurs grâce à un callbot, un robot téléphonique augmenté par une IA conversationnelle. IPContact développe, avec son ESN, des services entièrement modulables qui fonctionnent en interopérabilité, s’intégrant à vos outils métiers.
Aujourd’hui, Logicielnet vous offre également la possibilité de créer un contact téléphonique innovant avec vos interlocuteurs grâce à un callbot, un robot téléphonique augmenté par une IA conversationnelle. IPContact développe, avec son ESN, des services entièrement modulables qui fonctionnent en interopérabilité, s’intégrant à vos outils métiers.
De nouveaux outils
Désormais, la cybersécurité concerne tout le monde. Elle n’est plus réservée aux directions informatiques. Or, de par votre activité, votre étude ou établissement juridique doit se doter d’outils protégeant les données personnelles. C’est pourquoi IPContact a mis en place la sécurisation des données par une confiance digitale venant renforcer votre engagement.De nouveaux moyens de communication
IPContact met à votre disposition des moyens de communication performants pour vous permettre d’atteindre vos objectifs :- vous démarquer dans un marché ultra-concurrentiel ;
- utiliser des applications mobiles pour rester en contact avec votre bureau et vos clients ;
- sur les réseaux sociaux professionnels, vous mettre en avant via des vidéos live en streaming de type intermédiation ou webinaire ;
- proposer la signature électronique, des paiements à distance, CRM…
De nouvelles méthodes avec notre suite logicielle
Notre suite logicielle optimise les intéractions, en développant des modules CRM et télécom sur mesure. Elle permet de répondre à des missions classiques, des formalités ou affaires spécifiques jusqu’à des traitements plus complexes (en gestion de crise, notamment) :
- installation d’un prédécroché dès la première sonnerie ;
- mise en place d’un serveur vocal interactif (SVI) avec répondeur ;
- enregistrement de RDV téléphonique automatisée par un callbot ;
- synchronisation des agendas des différents collaborateurs ;
- interopérabilité des services ;
- réception de fax et conversion en fichier électronique pour messagerie ;
- sécurisation des données.
Téléchargez notre livre blanc !
Pour tout savoir sur notre secrétariat téléphonique juridique
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire.
Oui, le secrétariat juridique externalisé peut être adapté à toutes les tailles de cabinets d’avocats. Que vous dirigiez un petit cabinet ou une grande entreprise juridique, les télésecrétaires IPContact offre tout les avantages de la distance, indépendamment de la taille de votre structure. En nous communiquant vos besoins, nous trouverons une solution juridique professionnelle sur mesure..
Le respect des obligations légales liées à la confidentialité des informations revêt une importance cruciale. Sachez que nos télésecrétaires observent ces responsabilités, afin de garantir la protection des données confidentielles et de maintenir une conduite professionnelle et éthique. Cependant un contrat complémentaire de confidentialité peut être rédigé en précisant un accord de confidentialité particulier.
