Assistance téléphonique : secrets et solutions de la téléassistance

Dans un environnement commercial de plus en plus compétitif, l’efficacité de la communication avec les clients peut déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise. Notre service d’assistance téléphonique est conçu pour maximiser la satisfaction clientèle grâce à une communication empathique, efficace, et rapide. Voici comment notre téléassistance transforme chaque appel en une opportunité de renforcer votre relation client.

Comment une assistance téléphonique externalisé peut transformer votre entreprise

Notre standard téléphonique externalisé utilise des technologies de pointe pour assurer une réponse rapide et précise à chaque appel. Grâce à la définition de notre accueil téléphonique, nous offrons une gestion professionnelle des appels, réduisant ainsi vos coûts opérationnels tout en maintenant une qualité de service exceptionnelle. Ce service est particulièrement adapté aux entreprises nécessitant un centre d’appel sans vouloir gérer un espace physique.

La structure de notre assistance téléphonique

L’externalisation du service de téléassistance est structuré sur trois niveaux de hotline pour garantir une résolution efficace des demandes :

1. Connaissance de base : Nos agents, formés en continu, offrent un premier niveau de dépannage et peuvent répondre à des questions générales concernant le produit ou service. Ils utilisent des signes et des informations clés pour guider les clients vers des solutions rapides.

2. Connaissance spécifique : Au second niveau, des agents spécialisés exploitent une base de connaissance régulièrement mise à jour pour fournir des réponses plus techniques et spécifiques, adaptées aux demandes plus complexes.

3. Intervention Spécialisée : Enfin, les cas les plus complexes sont escaladés vers des spécialistes du domaine, souvent le client lui-même ou une équipe dédiée chez le client, qui ont été qualifié et priorisé par notre support technique pour traiter ces situations délicates.

Innovation technologique au service de la relation client

L’intégration de notre chatbot téléphonique permet une prise en charge initiale efficace, filtrant les appels et orientant les clients vers le bon canal de communication. Cet outil réduit le temps d’attente en ligne et augmente la capacité de notre centre d’appel à gérer un volume élevé de demandes.

Callbot Hotline : une assistance hybride performante

Notre callbot hotline assure une prise en charge automatisée de tous les appels. Lorsque le bot ne peut traiter une demande, celle-ci est immédiatement transférée à un opérateur qui prend le relais. Cette assistance hybride permet de répondre rapidement aux clients tout en offrant un suivi personnalisé, y compris avec des appels sortants en escalade managériale si nécessaire.

Engagement vers la qualité et la satisfaction

Chaque interaction est une chance d’améliorer la satisfaction du client. Nous mesurons continuellement les points de satisfaction pour affiner nos services. Notre formation avancée assure que notre effectif d’agents est toujours à la hauteur des attentes, pour gérer des appels depuis des mobiles, des lignes fixes ou via Internet. Comprendre la finalité de l’accueil téléphonique conditionne l’optimisation du premier point de contact entre votre entreprise et vos clients.

Vous souhaitez externaliser votre relation client ? Contactez notre téléassistance !

Découvrez notre assistance téléphonique

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

RGPD

Gestion des appels d’urgence, en provenance des employés, des clients, des fournisseurs ou des organismes de régulation.
Activation d’un plan de crise, des protocoles spécifiques à suivre, des vérifications de sécurité, etc.
Coordination avec les équipes internes, pour garantir une réponse cohérente et rapide aux problèmes sanitaires.

Déclaration de sinistres : fraudes et manipulations, cyberattaques, ventes abusives, etc. Anomalie dans les opérations financières.
Urgences liées à la sécurité des données et les questions relatives à la conformité réglementaire.
Mettre en place un numéro dans un centre d’appels en complément de la plateforme internet.

Crises de relations publiques.
Problèmes de réputations d’une entreprise ou d’une organisation : mauvaise gestion, scandales et malversations, etc.
Urgences médiatiques.

Suivi des pannes, d’électricité, de gaz ou d’autres services de distribution d’énergie (eau, gaz, électricité…).
Communication avec les clients affectés par les pannes ou les problèmes d’énergie.

Disponibilité 365j/an, pour répondre aux besoins des clients à tout moment, y compris les jours fériés et les weekends.
Coordination avec les prestataires de services tiers, tels que les crématoriums, les cimetières, les fleuristes et les imprimeurs.
Fourniture d’informations et de soutien, en répondant aux questions sur les procédures funéraires, les options et les étapes à suivre.

Maintenance et dépannage, en cas de panne d’équipement ou de systèmes, l’équipe d’astreinte peut coordonner l’intervention des techniciens sur site si nécessaire.
Coordination des équipes d’intervention, y compris les équipes de sécurité, les équipes de maintenance, les équipes médicales, etc. Communication avec les équipes de terrain.

Gestion des retards de livraison, des pertes de marchandises, etc.
Coordination des actions nécessaires pour minimiser les impacts sur les opérations et sur les clients.
Communication avec les transporteurs, pour résoudre les problèmes tels que les retards, les pannes de véhicules, etc. Ils s’assurent que les marchandises sont acheminées efficacement vers leur destination finale.
Coordination des équipes sur le terrain.

Suivi des effets indésirables graves signalés par les patients ou les professionnels de santé.
Surveillance de la chaine d’approvisionnement pour détecter les problèmes potentiels tels que les pénuries de médicaments, les retards de production, les ruptures de stock, etc.
Communication avec les clients pour les tenir informés des situations d’urgence, des changements de disponibilité des produits et des mesures prises pour résoudre les problèmes.

La prise en charge jusqu’à la résolution du problème.
La gestion des admissions.
La coordination des soins et l’aide aux patients.

L’astreinte téléphonique permet aussi d’intervenir sur des tâches plus logistiques, comme l’ouverture des portes à distance ou encore le contrôle d’accès réglementé.

Appels des clients, courriels ou messages instantanés pour résoudre les problèmes et répondre aux questions.
Escalade des accidents, si un problème nécessite l’intervention d’une équipe ou d’un expert spécifique, au niveau approprié.
Coordinnation des efforts pour la résolution.

Suivi des pannes ou de problèmes mécaniques, l’équipe d’astreinte.
Coordination des interventions des équipes de maintenance.
Suivi des expéditions, en cas de retards, pour résoudre les problèmes et minimiser les impacts.