Accueil au téléphone de qualité : l’engagement d’IPContact pour renforcer la relation client au sein des entreprises
Proposer un accueil au téléphone de qualité repose sur trois piliers essentiels : la formation, les outils adaptés et un encadrement rigoureux des télésecrétaires. Chez IPContact, nous allons plus loin : notre suivi qualité, devenu notre marque de fabrique, s’accompagne d’un service d’accompagnement personnalisé pour chaque client.
Notre priorité est de garantir la fluidité et l’efficacité de votre accueil téléphonique externalisé. Tout au long de notre collaboration, un référent IPContact se tient en lien direct avec les agents d’accueil, qui sont formés pour répondre aux spécificités de votre activité. Il veille également à ce que les solutions mises en place soient conformes à vos besoins et à la réglementation (RGPD). Prêt à intervenir à tout moment, il assure un service sans faille, y compris lors des appels d’urgence.
Notre priorité est de garantir la fluidité et l’efficacité de votre accueil téléphonique externalisé. Tout au long de notre collaboration, un référent IPContact se tient en lien direct avec les agents d’accueil, qui sont formés pour répondre aux spécificités de votre activité. Il veille également à ce que les solutions mises en place soient conformes à vos besoins et à la réglementation (RGPD). Prêt à intervenir à tout moment, il assure un service sans faille, y compris lors des appels d’urgence.
Comme réaliser un accueil au téléphone de qualité ?
La qualité de votre relation client dépend avant tout de celle de votre accueil téléphonique. Par exemple, un standard d’accueil téléphonique surchargé est à éviter absolument. C’est pourquoi IPContact met en place un système de suivi qualité qui relie vos différents services, qu’il s’agisse de secrétariat interne, de télésecrétariat externalisé, de service client, ou de service après-vente, pour une interaction fluide avec votre public. Grâce à un suivi quotidien des indicateurs de performance et au management qualité, nos opérateurs assurent un accueil personnalisé, répondant aux besoins relationnels propres à votre secteur.
3 valeurs-phares garantes de la qualité d'accueil IPContact
1 • Les engagements de la charte qualité IPContact
- Décrocher à la troisième sonnerie, soit en moins de 9 secondes.
- Identifier chaque interlocuteur, écouter activement sa requête (reformulation des questions), renseigner précisément la demande et tracer chaque interaction.
- Respecter les fiches de réception d’appels ou scripts d’appels entrants selon votre charte d’accueil.
- Activer le répondeur lors des interruptions de service, conformément à vos instructions.
- Mesurer les temps de réponse et de décroché pour chaque nouveau client grâce à nos outils statistiques.
- Former les nouvelles télésecrétaires, hôtesses d’accueil ou de clientèle selon vos consignes spécifiques.
Notre charte qualité est conçue pour s’adapter à vos flux d’appels, assurant un service personnalisé et contribuant à améliorer l’accueil client.
La traçabilité des appels, les contrôles qualité réguliers et les indicateurs de suivi permettent d’obtenir des données précises et de maintenir une satisfaction client élevée. Tous nos centres d’accueil, situés en France, suivent cette charte avec rigueur pour gérer les appels entrants.
La traçabilité des appels, les contrôles qualité réguliers et les indicateurs de suivi permettent d’obtenir des données précises et de maintenir une satisfaction client élevée. Tous nos centres d’accueil, situés en France, suivent cette charte avec rigueur pour gérer les appels entrants.
2 • La proximité
Chez IPContact, externalisation ne rime pas avec délocalisation. Tous nos centres d’accueil sont implantés en France, répartis dans plusieurs régions pour être au plus proche de vos clients, qu’ils soient patients, bénéficiaires, prospects ou fournisseurs.3 • La confidentialité
- Discrétion assurée : vos interlocuteurs ne se rendent pas compte que votre secrétaire IPContact travaille à distance.
- Accès aux informations pertinentes relatives à votre activité, en toute confidentialité.
- Respect des consignes spécifiques et strict respect de la RGPD, avec signature d’engagement de confidentialité par nos téléopérateurs.
IPContact met l’accent sur la personnalisation et la rigueur dans chaque interaction client. Nos télésecrétaires sont formés aux spécificités de votre entreprise, ce qui assure un accueil cohérent avec votre image de marque et renforce votre réputation.
Nous formons nos télésecrétaires et mettons en place des indicateurs de performance. Nos engagements incluent un décroché rapide, une écoute active et une réponse adaptée, contribuant à améliorer l’accueil client.
L’externalisation offre un service de haute qualité et une prise en charge professionnelle de chaque appel. Nos centres en France assurent une réactivité et une disponibilité accrues, indispensables pour offrir un bel accueil à vos clients.
Vous souhaitez optimiser votre relation client ?
Découvrez notre accueil au téléphone de qualité
Depuis 2001, IPContact Group conçoit et supervise des solutions innovantes qui allient expertise humaine et technologique. Contactez-nous !
Des valeurs et un engagement moteurs dans nos missions au quotidien
Une collaboration fondée sur des engagements d’intégrité et de réactivité
IPContact vous propose une communication éthique, ancrée dans la durée, où l’écoute et la réactivité sont au centre de chaque échange. Alors que le digital transforme les comportements, nous choisissons de replacer l’humain au cœur des interactions, offrant ainsi un service d’accueil externalisé qui conjugue rapidité, efficacité et personnalisation.Un interlocuteur unique
Votre interlocuteur IPContact, référent unique tout au long de notre collaboration, s’assure de la définition d’un accueil téléphonique parfaitement adapté à votre entreprise. Il ajuste les services en continu, selon vos retours, pour répondre précisément à vos besoins.Un suivi régulier pour la mise en service
IPContact s’engage dans un suivi régulier : trois jours après la mise en place de vos services, un appel de suivi est réalisé. Nous procédons ensuite à des bilans hebdomadaires puis mensuels pour ajuster le service en continu et garantir votre entière satisfaction.Un accueil téléphonique personnalisé et sur-mesure
Que vous souhaitiez externaliser votre secrétariat téléphonique ou bénéficier de services plus complets, IPContact propose des solutions sur mesure adaptées à vos exigences : intégration dans votre CRM, évolution des services, amplitude horaire étendue, et fidélisation renforcée.Virtualiser son accueil téléphonique pour mieux distribuer ses ressources
Grâce à des outils CRM et télécom performants, la virtualisation de notre accueil téléphonique offre une grande souplesse dans la gestion des ressources humaines. En simplifiant le routage des appels selon le profil de l’appelant et la disponibilité des agents, nous assurons un accueil au téléphone de qualité pour chaque interaction.
Des compétences techniques en interne
Pour garantir un accueil téléphonique performant, notre équipe interne inclut des ingénieurs et techniciens dédiés, qui travaillent en R&D pour développer les solutions technologiques nécessaires à la satisfaction de nos clients. 
Un logiciel CRM intégré et des options télécom avancées pour optimiser l’accueil
Les solutions CRM et télécom d’IPContact sont conçues pour optimiser le relation client de votre entreprsie en sécurisant l’accès aux bases de données et en répartissant efficacement les appels. Nos outils permettent aux agents de gérer chaque interaction avec précision et réactivité, assurant ainsi de faire bonne impression.
