FAQ • Télésecrétariat IPContact
Outre la prise de rendez-vous et le transfert d’appels vers les interlocuteurs appropriés, notre télésecrétariat est conçu pour offrir une solution de gestion des appels professionnelle et sur mesure, adaptée aux besoins de votre entreprise. Que vous opériez dans le commerce, la santé, l’éducation ou tout autre secteur, notre objectif est de faciliter votre communication quotidienne en assurant une prise en charge efficace et professionnelle de vos appels.
Cette FAQ vise à répondre aux questions les plus fréquentes concernant notre fonctionnement, les options de personnalisation et les avantages que vous pouvez en tirer. Si vous avez d’autres questions ou besoin de précisions, n’hésitez pas à nous contacter directement.
Présentation du service
L’accueil téléphonique externalisé redirige les appels de votre entreprise vers nos opérateurs formés, qui répondent en votre nom selon des scripts personnalisés. Les appels peuvent être filtrés, des messages pris, et des requêtes spécifiques gérées selon les besoins de votre entreprise, garantissant une communication efficace et professionnelle avec vos clients.
Externaliser l’accueil téléphonique permet de réduire les coûts associés à la gestion interne des appels, d’améliorer la satisfaction client grâce à une réponse rapide et professionnelle, et d’augmenter la productivité en libérant vos ressources internes pour d’autres tâches critiques. Cela contribue également à une meilleure gestion des pics d’appels, assurant une couverture constante sans surcharger votre personnel.
Compatibilité et intégration
Notre service de télésecrétariat est hautement adaptable et peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de plus de 30 secteurs d’activité différents. Nous travaillons étroitement avec chaque client pour comprendre ses exigences uniques et fournir un service qui complète et améliore ses opérations quotidiennes.
Nous collaborons avec vos équipes techniques pour assurer une intégration fluide de nos services avec vos systèmes existants. Que ce soit par le biais d’interfaces API ou par des configurations personnalisées, nous nous assurons que le processus de gestion des appels est cohérent et efficace, minimisant les perturbations et maximisant la compatibilité.
Les prérequis techniques pour intégrer notre service de télésecrétariat sont généralement minimaux. Une connexion internet stable et l’accès à vos systèmes de gestion des communications sont souvent suffisants. Nous fournissons toute la formation et le support nécessaires pour assurer une transition en douceur.
Besoin d'aide, une question ? Contactez-nous au 09 7026 0762
Gestion des appels
Les appels reçus sont d’abord filtrés selon les instructions préétablies avant d’être redirigés vers les bonnes personnes ou services au sein de votre entreprise. Nous utilisons des technologies avancées pour garantir que chaque appel est traité avec efficacité, en respectant les directives spécifiques et en fournissant un compte rendu détaillé des interactions.
Notre service de permanence téléphonique est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, assurant une couverture complète pour gérer les appels en dehors des heures normales de bureau, les week-ends, et les jours fériés, garantissant que votre entreprise ne manque jamais une opportunité de contact important.
Oui, nous offrons une gestion flexible des appels qui inclut des services après les heures normales, pendant les week-ends et même les jours fériés. Cela assure que tous les appels sont pris en charge de manière professionnelle, quel que soit le moment où ils sont reçus.
Pour une prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 - 7j/7
Personnalisation et adaptabilité
Absolument. Notre télésecrétariat est hautement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client. Nous adaptons nos scripts, nos procédures de gestion des appels, et même les horaires de notre service pour aligner parfaitement notre offre avec vos opérations et objectifs commerciaux.
Nous travaillons étroitement avec vous pour développer des scripts d’appel qui reflètent fidèlement votre marque et vos valeurs. Nos opérateurs reçoivent une formation spécifique sur votre culture d’entreprise et le ton à utiliser, garantissant une représentation précise et professionnelle auprès de vos clients.
Notre callbot est conçu pour optimiser la gestion des flux d’appels en traitant efficacement les questions récurrentes avant qu’elles ne soient redirigées vers nos secrétaires. Utilisant des technologies avancées d’intelligence artificielle, le callbot comprend et répond aux requêtes courantes de manière autonome, permettant ainsi une résolution rapide et précise des demandes standard. Ce système permet non seulement d’accélérer le traitement des appels avec un décroché sans attente, mais aussi de prioriser les requêtes complexes pour nos opérateurs humains, garantissant que chaque appel reçoit l’attention appropriée en fonction de sa spécificité.
